Dividir os membros de uma equipe externa para realizar atividades em várias partes de uma região pode ser complicado: como distribuir melhor as atividades para cada profissional? Qual o melhor trajeto para cada um? Como conciliar atendimentos em diferentes pontos de uma cidade? Qual a rota mais rápida até a visita? 

Todas essas questões podem ser facilmente resolvidas com uma roteirização de equipes. 

O aplicativo de ordem de serviço da Oti+ permite que você crie um planejamento diário, semanal ou mensal para sua equipe externa e os roteirize por menor distância ou tempo entre as visitas de cada um.

Essa função merece um destaque especial porque são aplicações necessárias para que o atendimento ou serviço tenha mais qualidade.

A geolocalização dos celulares com o aplicativo permite analisar e acompanhar as rotas previstas e saber a localização exata dos técnicos durante sua jornada de trabalho, se tornando também uma forma de gestão da equipe para serviços de última hora, quem estiver naquele raio de distância pode realizar a tarefa com mais velocidade.

O recurso de GPS ainda auxilia a funcionalidade de cercamento eletrônico, no qual é possível traçar um perímetro onde a equipe irá prestar serviço ou, bem pelo contrário, onde ela não deve ir.

O cercamento eletrônico serve para garantir que as atividades foram executadas no local correto.

Saber exatamente as demandas de cada um da equipe externa não é apenas uma forma de monitorá-los, e sim de acompanhamento do desempenho do time.

Verificar se as atividades previstas estão sendo devidamente realizadas a tempo é uma forma de mensurar a performance dos membros do time, podendo assim melhor planejar e distribuir as ordens de serviço, bem como garantir o atendimento ou remanejar o serviço.

Isso reflete na melhoria dos serviços e processos, nos resultados da empresa como um todo e até na entrega de valor para os clientes.

O aplicativo permite que o gestor tenha maior controle da equipe para tornar sua gestão mais assertiva.

O check-in e check-out das visitas pode ser uma forma de registro de entrada e saída de uma atividade, uma maneira de mensurar o tempo do serviço realizado ou sincronizado com um alerta de SMS ou WhatsApp para avisar o cliente que o atendimento está chegando em sua residência, por exemplo.

Outros acompanhamentos podem ser feitos pelo gestor em tempo real, como despesas para reembolso, faltas e atestados.

Anotar detalhes de tarefas em papéis é perigoso para a qualidade da execução: pode se perder, ser rasurado ou até faltar algum detalhe importante sobre a atividade.

Coleta de dados de forma digitalizada – o que se torna muito mais seguro, já que as informações não serão esquecidas ou perdidas, e rápido, com poucos cliques é possível agrupar o que foi coletado.

O aplicativo armazena os dados na nuvem. Isso significa que a coleta pode ser realizada mesmo com o smartphone offline e, quando o usuário se conectar, todas as informações serão sincronizadas.

E tem mais: no formato de desktop, é possível que o gestor monitore a evolução da execução das tarefas da sua equipe em campo, sendo atualizado em tempo real, por meio de textos, áudios, fotos e vídeos.

Para que os serviços sejam realizados com mais assertividade, uma das ferramentas  imprescindíveis é o uso de checklists. Com a Oti+, você pode criar diversas listas de itens essenciais para a execução da atividade.

Controle de entregas, despesas e manutenções, solicitação de materiais necessários para a tarefa e registro de execução do serviço são exemplos de checklists que você pode criar no aplicativo.

Além disso, é possível criar fórmulas de prioridade ou de ordem de execução do checklist – ou seja, se o usuário não concluir uma etapa, não poderá continuar o processo de execução da tarefa no aplicativo.

Por se tratar de equipes externas, a necessidade de comprovação do serviço é imensa, seja para mensurar o desempenho do funcionário, se certificar de que foi executado ou para garantir a satisfação do cliente.

O aplicativo Oti+ permite a comprovação digital dos serviços prestados, podendo ser por captura de fotos, coleta de coordenada GPS, registro de áudios e aprovação do cliente por meio de assinatura eletrônica na tela do próprio celular.

Agilidade, transparência e objetividade no contato do gestor com a equipe externa são pontos que precisam estar alinhados entre as partes. Por isso, o aplicativo traz funcionalidades para facilitar o diálogo.

A troca de mensagem  com a equipe permite comunicações em texto, áudio, fotos e vídeos; avisos ou conversas, individuais ou em grupo; e notificações via mensagens de push, SMS ou e-mail.

Se a sua equipe precisa de algum tipo de treinamento antes de executar alguma visita ou atividade, o aplicativo ainda possibilita a distribuição de conteúdos para capacitação.

A gestão da performance de uma equipe pode ser totalmente centralizada no aplicativo da Oti+. Nele o gestor pode verificar dados operacionais e de negócio com mapas, gráficos, timelines, agendas e tabelas personalizadas.

Qualquer dado coletado no aplicativo pode ser transformado em um relatório, como de km, rotas, horários e paradas

Relatórios de indicadores de desempenho também podem ser gerados de acordo com as regras do negócio, com possibilidade de serem individuais ou por equipes.

Automatize o envio de ordens de serviço para o seu time. Envie a OS para o smartphone. O técnico preenche os dados previamente cadastrados por você, coleta assinatura, anexa fotos, vídeos, insere serviços e peças utilizadas e envia por e-mail ou WatsApp direto para o cliente.